Lo scopo di Microsoft Access è creare database facili e veloci. Access fornisce un'interfaccia user-friendly che aiuta l'utente a creare e sviluppare un sistema di archiviazione e recupero delle informazioni senza molta esperienza di programmazione.
Gran parte delle funzionalità di Access si basa su quella di Microsoft Excel. Tuttavia, Access è significativamente più potente per attività di elaborazione complesse o per set di dati di grandi dimensioni. Invece di operare attraverso i fogli di lavoro, Access memorizza i dati nelle tabelle che vengono gestite tramite SQL. I dati in queste tabelle sono accessibili tramite query, che sono semplici set di comandi che descrivono dettagliatamente come ordinare e riportare i dati.
Il programma consente anche uno sviluppo più complesso di applicazioni e altri programmi. L'accesso consente agli utenti di sviluppare interfacce utente grafiche in modo che gli utenti futuri non debbano lavorare direttamente con il codice o le query. Queste interfacce sono costruite usando un set drag-and-drop di comandi GUI in Access o attraverso script più complessi.
L'accesso funziona in tandem con diversi altri programmi per facilitare l'acquisizione e l'elaborazione dei dati. I dati di Excel vengono caricati utilizzando semplici comandi e sono facilmente traducibili nel formato di tabella di Access. L'accesso è basato su SQL, ma lo scripting può essere fatto in Visual Basic, come in altri prodotti Microsoft Office. Attraverso le macro, gli utenti possono sviluppare nuove funzioni per ordinare o manipolare i propri dati.
