Microsoft Access è un sistema di gestione di database che funge da sistema di archiviazione elettronica. Con Microsoft Access, l'utente è facilmente in grado di modificare qualsiasi dato all'interno del database, produrre report dal database e inviare query su tutte le informazioni memorizzate in esso. Microsoft Access utilizza pienamente il layout di Windows per facilità d'uso.
La maggior parte degli utenti di Microsoft Access utilizza le tabelle, i moduli e le query. Le tabelle del database sono molto simili ai fogli di calcolo. Dopo aver elencato l'argomento di ogni colonna, l'utente ha la possibilità di aggiungere colonne aggiuntive per dettagliare gli attributi del soggetto. Al termine, ogni riga contiene le informazioni necessarie su ciascun argomento. Il metodo di modulo di immissione dei dati disponibile in Microsoft Access consente di immettere le informazioni per il sistema in forma grafica per il trasferimento in un database. Alcuni potrebbero trovarlo più facile per l'immissione dei dati se non devono finalizzare le tabelle. La funzione di query di Microsoft Access aumenta la produttività consentendo all'utente di combinare le informazioni da più di una tabella e specificare le condizioni dei dati recuperati dall'utente. Riduce il compito dispendioso in termini di tempo di dover cercare manualmente attraverso le informazioni abbondanti per individuare quelli che hanno determinate caratteristiche.
