I vantaggi per le fotocopiatrici includono la realizzazione di copie di pagine in modo rapido, relativamente economico e una facile correlazione delle pagine, mentre gli svantaggi includono la necessità di manutenzione, assistenza annuale e l'elevato costo di acquisto. Per ridurre il costo iniziale di una fotocopiatrice, è possibile acquistare fotocopiatrici ricondizionate o noleggiarle.
Le fotocopiatrici ricondizionate sono inizialmente meno costose, ma possono soffrire di problemi prima e possono costare di più in costi di manutenzione e avere una vita più breve di una nuova. È anche vantaggioso per l'ambiente, poiché gran parte delle fotocopiatrici finirebbero altrimenti nelle discariche. Se la società sta cercando di offrire fotocopie per i clienti, questo ha il vantaggio di aumentare il numero di visite al negozio e il possibile aumento del reddito. Gli svantaggi includono un membro del personale dedicato quando la domanda è elevata e la necessità di considerare la domanda di servizi nell'area.
Altri problemi relativi alle fotocopiatrici è la fotocopiatura di materiali protetti da copyright. L'idea del fair use negli Stati Uniti consente alle persone di fare fotocopie o articoli o capitoli di libri per la ricerca, ma non di evitare di pagare per il materiale. Quando agli studenti viene richiesto di utilizzare fotocopie di articoli, volantini o grafici utilizzati nei lettori protetti, il centro di copia o l'istruttore devono assicurarsi che il copyright sia cancellato prima che il lettore venga stampato e che ogni articolo sia attribuito chiaramente.
