La creazione di un programma di compleanno ha due passaggi principali. In primo luogo, l'host deve consolidare i piani per l'itinerario del giorno. Una volta che tutti i piani pertinenti sono stati predisposti, dovrà redigere un programma fisico da inviare agli ospiti.
L'host deve iniziare identificando le diverse attività che si svolgeranno durante la festa, come aprire regali, giocare, cantare "Happy Birthday" e mangiare dolci e gelati. L'ospite deve prima assicurarsi che queste attività siano in linea con gli interessi personali dell'ospite d'onore, e dovrebbe quindi valutare se lascerebbero gli altri ospiti adeguatamente intrattenuti.
Una volta che l'ospite sceglie le attività, dovrà organizzarle in modo da ottimizzare al meglio il tempo degli ospiti e manterrà la loro attenzione al meglio. La festa dovrebbe iniziare con un'attività che catturi l'interesse degli ospiti, ma ciò non è così significativo che gli ospiti in ritardo saranno delusi dal fatto di averlo perso. Un buon suggerimento per un'attività di apertura è un rompighiaccio che ti farà conoscere. Salva le migliori attività, come giocare e aprire regali, per ultimo.
Una volta determinato un programma di eventi, l'host può quindi elaborare un programma fisico da inviare agli ospiti in modo che sappiano cosa aspettarsi e possa pianificare di conseguenza. Questi programmi possono essere semplicemente disegnati a mano o possono essere progettati in un documento di testo sul computer. La parte superiore del programma dovrebbe fornire una breve panoramica dell'occasione insieme a dettagli chiave, tra cui l'ora e la data della festa, nonché l'indirizzo della sede. Infine, il programma dovrebbe fornire una descrizione dei singoli eventi della festa e dei tempi approssimativi in cui si verificheranno questi eventi.
