Quando si affronta una carta di simpatia, lo scrittore può indirizzarla al parente più prossimo sopravvissuto della persona deceduta. In genere è probabile che sia la vedova o il vedovo o il defunto, o il più anziano del i figli del defunto È sempre opportuno inviare una carta di simpatia a qualsiasi altro familiare del defunto.
L'inviluppo di una carta di simpatia dovrebbe sempre essere affrontato formalmente, usando i titoli della famiglia del defunto piuttosto che solo i nomi di battesimo. Se la carta viene inviata all'intera famiglia del defunto, è opportuno elencare formalmente la vedova o il vedovo sulla prima riga dell'indirizzo, con i nomi dei bambini elencati nella riga successiva.
Nello scrivere una carta di simpatia a un familiare o amico intimo di qualcuno che è morto di recente, è importante assicurarsi che la persona che riceve la carta sappia chi lo sta mandando. Nella confusione e talvolta nel caos dopo una morte, anche una vedova che conosceva tutti gli amici di suo marito potrebbe non essere in grado di stabilire una connessione facile per capire chi sta inviando quale carta. Per questo motivo, è fondamentale firmare una carta di simpatia sia con nome e cognome, sia con i nomi di tutti i membri della famiglia che inviano la carta. È appropriato e utile scrivere una frase o due che ricordino al parente sopravvissuto come il defunto conosceva la persona che inviava la carta. "
