I report offrono un modo per estrarre e presentare un sottoinsieme specifico di informazioni da un database di grandi dimensioni. Gli utenti che visualizzano i report del database non devono vedere alcuni dati estranei che sono irrilevanti nel pensare a un particolare domanda.
I programmi software di database come Microsoft Access includono una serie di funzioni distinte, tra cui una modalità moduli per l'immissione di dati e una modalità tabella per visualizzare tutte le informazioni del database in righe e colonne. La modalità di segnalazione rappresenta un modo utile per rispondere a domande specifiche utilizzando le informazioni nell'intero database. Ad esempio, un'azienda può conservare i record delle vendite in un database che copre molti anni e potrebbe voler capire perché le vendite per un periodo specifico di tre mesi sono insolitamente basse. Utilizzando un report, le informazioni da un intervallo specifico di date possono essere visualizzate in modo semplificato nel tentativo di comprendere meglio il problema aziendale.
