Un foglio di calcolo viene utilizzato per tenere traccia dei dati e fare calcoli, mentre un database viene utilizzato per memorizzare le informazioni da manipolare in un secondo momento. Le informazioni potrebbero essere archiviate su un foglio di calcolo, ma come la quantità di informazioni cresce, potrebbe sorgere la necessità di un database.
I fogli di calcolo e i database vengono spesso utilizzati in tandem. Una persona può creare un database per memorizzare una varietà di tipi di informazioni come nomi, indirizzi, numeri di identificazione e informazioni sul salario. Un foglio di calcolo viene utilizzato per presentare blocchi di informazioni trovati in un database. Le informazioni in un database possono essere presentate nel formato migliore che semplifica la creazione del foglio di calcolo, poiché l'inclusione di grandi quantità di informazioni su un foglio di calcolo può rendere difficile la navigazione e la lettura di un foglio di lavoro.
Due esempi di software di database sono dBase e MS Access. Utilizzando il software, una persona può inserire tutte le informazioni necessarie per creare un foglio di calcolo in un secondo momento. Una volta che le informazioni sono state inserite nel database, viene utilizzato un comando chiamato query per generare le informazioni.
Lotus e MS Excel sono esempi di software per fogli di calcolo. Le informazioni alfa su un foglio di calcolo possono essere ordinate e le informazioni numeriche possono essere manipolate in formule e calcoli. Le informazioni per il foglio di calcolo sono accessibili da un database o inserite manualmente da altre fonti.
