Le apparecchiature necessarie per le videoconferenze sono le seguenti: un dispositivo di visualizzazione, un'apparecchiatura audio, una connessione di rete e un dispositivo codec. Un monitor o un proiettore potrebbero essere utilizzati come dispositivo di visualizzazione. È possibile utilizzare un altoparlante o un microfono come apparecchiatura audio.
Il codec è considerato il cervello o il cuore del sistema di videoconferenza. Il codec comprime il video per la trasmissione e contemporaneamente decomprime il video in entrata.
Un collegamento Internet a banda larga stabile funge da connessione di rete; trasmette i dati tra i sistemi video comunicanti tramite videoconferenza. La videoconferenza può essere eseguita utilizzando sia webcam semplici che telecamere ad alta definizione.
