Per utilizzare HCA Facility Scheduler, l'utente deve accedere allo scheduler tramite un account registrato. Di conseguenza, il primo passaggio dopo l'installazione dello strumento di pianificazione della funzione è ottenere un nome utente e una password per il log nell'applicativo di pianificazione.
I dipendenti e i supervisori accedono ai loro programmi utilizzando l'HCA Facility Scheduler. Per accedere allo scheduler, il computer deve disporre di una versione di Internet Explorer 6.0 o successiva. Il dipendente può utilizzare lo strumento di pianificazione della struttura per inserire un turno, pianificare un bisogno aperto, inviare una richiesta di dipendente e visualizzare i dettagli del libro paga.
Il supervisore può utilizzare lo strumento di pianificazione della struttura per creare un programma, annullare un turno, dividere un turno, far galleggiare un dipendente, aggiungere un dipendente e condividere un dipendente. Altre funzioni di supervisione comprendono la generazione di esigenze aperte, l'approvazione di esigenze aperte, la stampa di un programma, la visualizzazione di rapporti di presenza e l'approvazione o il rifiuto di richieste speciali. Il supervisore ha anche la possibilità di assegnare più competenze a un dipendente, di terminare un dipendente, di creare gruppi, di creare notifiche, di visualizzare i dati sui salari dei dipendenti, di modificare una matrice di personale e di aggiungere o modificare un turno.
Una volta che l'utente effettua l'accesso, in base ai diritti di accesso, l'utente può utilizzare l'utilità di pianificazione. Per un dipendente, il nome della persona è evidenziato in blu e la pianificazione si applica solo a quell'utente. L'applicazione visualizza codici colore e messaggi di errore se la pianificazione diventa eccessiva.
