Per verificare la presenza di nuovi messaggi e-mail, una persona accede semplicemente alla pagina di accesso specifica del provider, inserisce il nome utente e la password nei campi forniti e fa clic su "Invio". Se la persona entra nel informazioni corrette, la prossima fermata è la casella di posta dell'account. A quel punto, il titolare del conto ha la possibilità di visualizzare e rispondere a tutti i messaggi.
Il controllo della posta da uno smartphone è spesso più veloce. La maggior parte degli smartphone ha la possibilità di registrare account di posta elettronica in modo che i messaggi in arrivo vengano visualizzati automaticamente nel telefono. Questi telefoni visualizzano un'icona appropriata per andare immediatamente alla posta in arrivo senza immettere una password.
