Un sistema di archiviazione geografica organizza i file in ordine alfabetico o numerico in base alla posizione geografica. Questo metodo di archiviazione della corrispondenza è popolare nel campo delle vendite ed è stato utilizzato dalla US Navy.
Per il deposito geografico, le categorie sono disposte in base alla posizione geografica della fonte o destinazione del record. I file possono essere classificati in base al nome dello stato in ordine alfabetico o tramite un sistema numerico associato a uno stato. Le città all'interno di questi stati sono suddivisioni, quindi sono archiviate alfabeticamente o numericamente all'interno della cartella di stato. I nomi dei corrispondenti possono quindi essere disposti alfabeticamente in una sottocartella di ogni cartella della città.
Ad esempio, i file possono essere classificati nell'ordine: Stati Uniti, New York, Long Island, Bethpage Jane Doe. Questo metodo di archiviazione è popolare nel campo delle vendite. I venditori sono spesso definiti territori specifici che includono più di uno stato o città, e sono in contatto con più persone all'interno di quei territori. La Marina degli Stati Uniti ha utilizzato sistemi di archiviazione geografica per la sua corrispondenza dal 1941. Il sistema è stato aggiornato e adeguato nel tempo per accogliere nuovi uffici, dipartimenti e tecnologia, ma il sistema di archiviazione della Marina si basa sulla posizione geografica come identificatore. La Marina assegna un numero corrispondente a una posizione geografica, seguita dal nome del luogo indicato.
