Contattando i membri della famiglia per determinare chi è probabile partecipare e quali date lavoreranno per loro, trovando e prenotando una posizione, scegliendo un menu e inviando gli inviti abbastanza in anticipo dovrebbero essere inclusi in una lista di controllo per la pianificazione della riunione di famiglia. Ciò che dovrebbe essere incluso dipende dalla dimensione del raduno e dal numero di persone che organizzeranno l'evento.
Per riunioni di famiglia più grandi, dividere il lavoro da fare è il primo passo su qualsiasi checklist di pianificazione. Decidi chi svolgerà ogni lavoro, aggiornando i nomi e gli indirizzi dei membri della famiglia e tenendo traccia degli RSVP per l'impostazione all'evento reale. La lista di controllo principale dovrebbe includere la scelta di un tema e ordinare cibo o delegare le voci di menu ai membri della famiglia da portare. Un altro compito sulla lista di controllo è la creazione di un budget e la raccolta di denaro per gli inviti, il cibo, il luogo e le decorazioni e per l'acquisto di qualsiasi altro materiale necessario, come utensili da cucina, piatti di carta e souvenir. I ricordi di ricongiungimento familiare come le T-shirt devono essere ordinati con largo anticipo per essere pronti entro la data della riunione. Non c'è nessuna parte nel tirare fuori una riunione di famiglia troppo grande o troppo piccola per essere inclusa in una checklist di pianificazione, dall'invio di e-mail alla pulizia dopo l'evento.
