Un invito a una cena di lavoro dovrebbe includere un linguaggio di invito standard, ad esempio affermando che l'ospite "invita cordialmente" il destinatario all'evento. L'invito dovrebbe trasmettere informazioni di base come la data, l'ora , luogo e scopo dell'evento e identità dell'ospite. Dovrebbe anche includere informazioni su come RSVP insieme ad eventuali istruzioni speciali, come i dettagli del parcheggio.
Gli inviti a cena di lavoro possono essere formali o informali. Gli inviti via e-mail e telefono stanno diventando più comuni per eventi informali. Per gli eventi informali, alcune aziende inviano gli inviti con la propria carta intestata. Gli inviti formali per gli eventi aziendali vengono tipicamente stampati in un colore scuro su carta bianca o bianca.
Gli ospiti sono invitati da 3 a 4 settimane in anticipo per eventi informali. Se gli ospiti sono invitati per telefono, un promemoria scritto esce 2 settimane prima dell'evento. Per seminari importanti che la gente deve pianificare per partecipare da fuori città, l'avviso da 6 a 8 mesi è consueto. Per riunioni come seminari programmati per durare più giorni, è opportuno notare che tipo di cibo è presente nel menu insieme alle informazioni su ospiti speciali o relatori. Gli inviti per i pranzi vengono inviati in anticipo da 3 a 5 settimane e gli inviti per la colazione o i cocktail party devono essere prenotati con un anticipo di 2-4 settimane.
