Un database viene utilizzato per raccogliere e organizzare i dati. Sebbene una versione elettronica come quella creata in Microsoft Access possa essere la prima cosa che viene in mente, ci sono anche molte versioni di database non automatizzate , ad esempio un telefono personale e una rubrica.
Un database può essere semplicemente un elenco che viene tenuto scritto o digitato sulla carta, in un foglio elettronico o in un documento di elaborazione testi. Questo tipo di database, chiamato file flat, è costituito da una tabella con righe e colonne di dati. Ad esempio, un semplice database per una piccola impresa potrebbe contenere solo due colonne, nome prodotto, marca e prezzo. Se un cliente chiama per chiedere dei prezzi, il dipendente del negozio scansiona la prima colonna per trovare il prodotto e poi guarda la colonna prezzi associata per rispondere alla domanda del cliente.
La maggior parte dei database computerizzati sono considerati database relazionali e vengono creati utilizzando un linguaggio di query strutturato generalmente denominato SQL. Questo tipo di database utilizza più tabelle di dati correlate e le lega insieme alle chiavi: un codice identificativo comune. Ad esempio, un codice di reparto può fungere da chiave che unisce le informazioni di reparto e le tabelle dei prodotti. Questi tipi di database impediscono più voci degli stessi dati, forniscono un ordinamento rapido e varie opportunità di reporting.
