I fax offrono vantaggi quali facilità d'uso, comunicazioni economiche e record cartacei nonché svantaggi che includono la mancanza di risposta immediata, potenziali problemi di sicurezza e problemi di qualità dei documenti. A seconda dello scopo per il loro utilizzo, i fax possono rivelarsi un bene prezioso o una responsabilità costosa per un individuo o una società.
Sebbene i fax autonomi non occupino lo stesso posto di quelli di comunicazione di molti uffici che hanno fatto quando sono diventati popolari, ci sono ancora aree in cui hanno il vantaggio rispetto alla posta elettronica e ad altre forme di comunicazione elettronica.
Prova di copia cartacea: i fax forniscono all'utente una ricevuta stampabile che il documento è stato inviato a una posizione specifica. Tale prova consente al mittente di verificare a quale numero il documento è stato inviato insieme al numero di pagine incluse nella comunicazione.
Condivisione a passo singolo di documenti scritti a mano: a differenza della creazione di un PDF, che richiede la scansione e il salvataggio per condividere un documento scritto a mano tramite e-mail, un apparecchio fax consente all'utente di inviare una copia del documento originale con un passo
Comunicazione a basso costo: oltre il costo della macchina stessa, l'invio di fax richiede solo l'accesso a una linea telefonica, elettricità e materiale cartaceo appropriato
Anche i fax hanno degli svantaggi e in molti casi sono stati superati dalle comunicazioni elettroniche.
Problemi di sicurezza: oltre all'errore umano, come la composizione in un numero errato, che può portare a un documento sensibile che arriva nella posizione sbagliata, i fax siedono spesso all'aperto; anche quando il documento viene inviato al numero corretto, può essere letto da qualsiasi persona che lo preleva.
Problemi di tecnologia: molti utenti collegano i loro piccoli fax alla stessa linea telefonica in cui effettuano e ricevono chiamate e, di conseguenza, l'invio o la ricezione di documenti potrebbe essere ritardata se il telefono è in uso
Qualità scadente del documento: Mentre i fax sono un modo rapido per comunicare, la qualità dei documenti spesso non è la stessa dell'originale
