L'e-mail è uno strumento che fornisce i messaggi istantaneamente ed è accessibile da qualsiasi parte del mondo. Le persone trovano l'e-mail utile per comunicare con amici e colleghi, commercializzare e promuovere servizi e prodotti, e inviare follow up e promemoria relativi a questioni sensibili al fattore tempo. L'e-mail può essere costituita da testo, immagini, documenti, collegamenti e altri allegati utili per la comunicazione.
L'e-mail offre un processo di comunicazione non urgente che consente ai destinatari di gestire la corrispondenza nei loro programmi. L'e-mail offre una flessibilità di comunicazione che consente ai mittenti o ai ricevitori di comunicare su orari diversi o in fusi orari diversi. La mobilità dell'email consente alle persone di lavorare e comunicare da qualsiasi luogo, poiché l'accesso mobile alla posta elettronica non è collegato a una posizione fisica.
Questo strumento di comunicazione è utile anche per un follow-up professionale dopo una riunione o un colloquio. A differenza dei messaggi di testo o delle telefonate, l'e-mail consente agli utenti di filtrare o schermare, nel senso che sono in grado di creare filtri che impediscono l'accesso a una posta elettronica indesiderata, ad esempio posta indesiderata o posta indesiderata. L'e-mail è utile per la comunicazione di massa o uno-a-molti, consentendo agli utenti di inviare informazioni e messaggi a grandi quantità di potenziali clienti o colleghi che lavorano in un team. L'invio di documenti, immagini e collegamenti via e-mail è facile con l'uso di scanner e altre tecnologie.
