Secondo gli Oxford Journals, i fogli elettronici rendono più rapido e più efficiente l'inserimento delle informazioni, il recupero delle informazioni e l'esecuzione dei calcoli. Sono anche facili da condividere; anche i fogli di lavoro più grandi possono essere compressi fino a pochi megabyte.
I fogli elettronici sono archiviati in modo digitale e possono ricevere input da diverse fonti. Le informazioni possono essere digitate manualmente, ma possono anche essere ricevute automaticamente da fonti online e strumenti specializzati. Una volta che queste informazioni sono state compilate, gli utenti hanno la possibilità di cercare rapidamente le informazioni, consentendo agli utenti di richiamare le informazioni più velocemente di quanto sia possibile con le informazioni stampate su carta.
La maggior parte dei software di foglio di calcolo può anche essere programmata per eseguire calcoli automaticamente, consentendo agli utenti di aggiornare le informazioni senza dover eseguire calcoli a mano o con una calcolatrice. Ad esempio, se il prezzo di un componente di produzione cambia, è possibile programmare un foglio di calcolo per calcolare automaticamente il costo di una spedizione di grandi dimensioni. Questa informazione può essere inserita anche in altri programmi.
I fogli di calcolo sono anche un metodo conveniente per collaborare con gli altri. Le persone sono in grado di utilizzare un foglio di calcolo per calcolare il budget totale di un'azienda e questo foglio di calcolo può essere salvato in un file e condiviso tramite e-mail. Poiché sempre più aziende si rivolgono a operazioni basate su cloud, molti si rivolgono a fogli di lavoro online che consentono una collaborazione più efficiente.
