I principali vantaggi di Microsoft Access, disponibili con alcune versioni di Microsoft Office, sono a basso costo, facilità d'uso e integrazione con altri servizi Microsoft. Non ci sono costi di licenza aggiuntivi oltre a Microsoft Office, né il programma richiede il server e l'investimento amministrativo della maggior parte dei database relazionali. L'interfaccia grafica è familiare agli utenti di Microsoft Office e l'ambiente di programmazione è lo stesso di quello di Office. Per coloro che utilizzano servizi Microsoft come SharePoint, Access si integra bene.
In molti casi, gli utenti creano database di Access come alternativa all'archiviazione dei dati di Excel. L'accesso ha strumenti di analisi e reporting più sofisticati. Sebbene sia possibile creare qualcosa che si avvicina ad un database in Excel, non è particolarmente efficiente e diventa rapidamente difficile da mantenere. Se un'applicazione richiede funzionalità matematiche o contabili, il back-end di Office consente l'interazione tra Excel e Access.
Quando Excel non funziona più bene a causa di grandi quantità di dati o se un utente desidera fornire moduli di inserimento dati e report per gli altri, Access è una buona scelta. L'accesso dispone di interfacce guidate per facilitare la creazione di moduli e report, pertanto la creazione di applicazioni di database di piccole dimensioni è alla portata di qualsiasi utente di Office.
Esistono alcuni svantaggi significativi nell'utilizzo di Microsoft Access con più utenti. L'accesso ha limiti intrinseci alle dimensioni del database e al numero di utenti che rendono il software inappropriato per l'uso oltre la piccola impresa. La sicurezza in Access non è solida, quindi è una scelta sbagliata per i dati sensibili. Inoltre, Access non è disponibile in tutte le versioni di Microsoft Office, anche su piattaforme Windows.
