Ogni client di posta elettronica ha un processo diverso per la creazione di una firma di posta elettronica. In Microsoft Outlook, seleziona Strumenti /Opzioni dal menu, vai alla scheda Formato posta e fai clic su Firme. Scegli di creare una nuova firma o modificare una firma esistente. Se una persona crea più firme per scopi diversi, può assegnare a ciascuna un nome appropriato.
In Gmail, fai clic sull'immagine a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra dello schermo e seleziona Impostazioni. Vai alla sezione Firma e inserisci o modifica la firma nella casella. Usa i pulsanti nella parte superiore della scatola per formattare il testo. Al termine, ricorda di fare clic su "Salva modifiche" nella parte inferiore della pagina. Indipendentemente dal programma di posta elettronica utilizzato da un individuo per creare una firma e-mail, può controllare per vedere come appare la firma a diversi destinatari. Tuttavia, la formattazione complessa o l'HTML potrebbero non apparire la stessa in ogni programma.
In base al punto del sito, le firme e-mail più efficaci contengono solo le informazioni più essenziali. Per creare una firma e-mail, innanzitutto determinare quali informazioni sono essenziali. Oltre al nome e all'indirizzo e-mail, altre opzioni includono il titolo di lavoro, il numero di telefono e l'URL del sito web. Includere solo Skype o altre informazioni sui social media, se tutti i destinatari sono invitati a prendere contatto in questo modo.
Evitare quanto segue, che può creare confusione o ridondanza: più indirizzi e-mail e numeri di telefono, caratteri insoliti e citazioni personali. In generale, la maggior parte delle firme e-mail non include un indirizzo postale fisico.
