Una rete intranet è importante perché semplifica la comunicazione interna all'interno di un'azienda aumentando la produttività consentendo ai dipendenti di accedere facilmente a un database interno. Consente inoltre alla direzione e ai dipendenti di comunicare facilmente e condividere le informazioni all'interno dell'organizzazione. Una intranet semplifica il processo di follow-up dopo le riunioni.
Una intranet è di vitale importanza per i dipendenti che collaborano su un singolo documento in luoghi diversi in quanto possono facilmente accedere al documento sulla intranet e aggiornarlo in tempo reale. Una società che individua le proprie politiche e altre informazioni su un database centrale come una intranet consente ai dipendenti di accedere facilmente a tali informazioni per rimanere concentrati su altre attività produttive. È facile automatizzare attività come la fatturazione e il controllo delle scorte tramite una intranet. Una intranet consente a un'azienda di gestire le conoscenze disponibili all'interno di un'organizzazione e consente ai lavoratori di fare rete utilizzando gli strumenti sociali; i membri dello staff possono identificare rapidamente colleghi con interessi e competenze simili, che potrebbero portare a future collaborazioni.
Un'azienda che utilizza una intranet deve offrire strumenti di personalizzazione funzionale sul suo portale intranet al fine di aumentare le prestazioni dei dipendenti. Gli strumenti basati sui ruoli dei dipendenti sono molto efficaci rispetto alle opzioni per temi e colori. Un'applicazione utile come una directory dei dipendenti di solito aumenta l'adozione di un portale intranet mentre gli utenti visitano il portale frequentemente per accedere a tale applicazione.
