Uno dei motivi principali per cui abbiamo bisogno di sistemi informatici è perché migliorano l'efficienza, che può aumentare la produttività. In genere supportano operazioni che richiedono un uso intensivo di dati. Nelle organizzazioni imprenditoriali, un sistema informativo ben progettato può rappresentare la differenza tra profitti e perdite.
Ogni organizzazione utilizza le informazioni e ogni entità aziendale ha un modo particolare di raccogliere, registrare, archiviare e manipolare le informazioni. Banalmente, tutto ciò che è necessario per raccogliere e archiviare informazioni è carta e penna. Tuttavia, sarebbe un compito fenomenale, ad esempio, per un medico curante registrare e archiviare i dati dei pazienti utilizzando carta e penna. I sistemi informativi hanno completamente rivoluzionato la raccolta, l'archiviazione e la manipolazione dei dati.
Un sistema informativo generalmente comprende una serie di applicazioni informatiche specializzate e hardware che elaborano grandi quantità di dati per fornire informazioni utili in processi come il processo decisionale. Alcune definizioni si riferiscono all'intera architettura, comprendente applicazioni software, hardware, sistemi operativi e la struttura di rete che supporta i vari componenti di elaborazione che costituiscono il sistema informativo.
I sistemi informativi evolvono nel tempo con l'avanzare della tecnologia e cambiano le regole formali che governano la gestione delle informazioni in un'organizzazione. Ad esempio, se ci sono importanti cambiamenti strutturali in un'organizzazione, possono essere richieste modifiche comparabili nel sistema informativo.
