Un sistema di gestione di database è importante perché gestisce i dati in modo efficiente e consente agli utenti di eseguire più attività con facilità. Un sistema di gestione di database archivia, organizza e gestisce una grande quantità di informazioni all'interno di una singola applicazione software . L'utilizzo di questo sistema aumenta l'efficienza delle operazioni aziendali e riduce i costi complessivi.
I sistemi di gestione dei database sono importanti per le aziende e le organizzazioni perché forniscono un metodo altamente efficiente per la gestione di più tipi di dati. Alcuni dei dati che sono facilmente gestibili con questo tipo di sistema includono: registrazioni dei dipendenti, informazioni sugli studenti, buste paga, contabilità, gestione dei progetti, inventario e libri di biblioteca. Questi sistemi sono progettati per essere estremamente versatili.
Senza la gestione del database, le attività devono essere eseguite manualmente e richiedono più tempo. I dati possono essere classificati e strutturati in base alle esigenze dell'azienda o dell'organizzazione. I dati vengono inseriti nel sistema e sono accessibili su base regolare dagli utenti assegnati. Ogni utente può avere una password assegnata per accedere alla propria parte del sistema. Più utenti possono utilizzare il sistema contemporaneamente in modi diversi.
Ad esempio, il dipartimento risorse umane di un'azienda utilizza il database per gestire i record dei dipendenti, distribuire informazioni legali ai dipendenti e creare rapporti di assunzione aggiornati. Un produttore potrebbe utilizzare questo tipo di sistema per tenere traccia della produzione, dell'inventario e della distribuzione. In entrambi gli scenari, il sistema di gestione del database opera per creare un ambiente di lavoro più uniforme e organizzato.
