Le e-mail sono utilizzate ai fini della comunicazione, come comunicare con istruttori e professori, restare in contatto con gli amici, richiedere informazioni ad altre persone o aziende, richiedere borse di studio, lavoro e stage. Even sebbene l'e-mail sia uno strumento di comunicazione molto prezioso, il suo ampio utilizzo in ambito aziendale e accademico ha portato all'emergere di nuove sfide per gli utenti.
I problemi di comunicazione tramite e-mail si verificano normalmente quando gli utenti hanno aspettative diverse riguardo alle e-mail che ricevono e inviano. A seconda dello scopo dell'email, il contenuto varia in base al risultato desiderato, al pubblico previsto e alla formalità. La sfida principale dell'utilizzo di e-mail è l'intasamento dei canali di comunicazione tramite e-mail destinate a scopi pubblicitari. Queste e-mail impediscono ad alcune persone di ricevere le e-mail previste e la sfida allo scrittore è di scrivere un contenuto che si distingua dalle e-mail indesiderate e catturare l'attenzione del destinatario.
Le e-mail sono la migliore forma di comunicazione con una persona difficile da usare con altre forme di comunicazione come il telefono. È anche utile quando si invia un file elettronico a qualcuno, ad esempio un foglio di calcolo con dati. Quando le informazioni devono essere distribuite a un gran numero di persone, le e-mail sono più convenienti di altri tipi di comunicazione.
