Il più grande vantaggio della stampa unione è che un'azienda può scrivere e inviare una lettera standard a un gran numero di parti interessate, come i suoi azionisti, senza aggiungere manualmente ciascun nome e indirizzo. La stampa unione può generare centinaia di lettere e buste che sono su misura per leggere come se fossero state scritte da singoli.
Stampa unione è una funzionalità del software applicativo di elaborazione testi che consente agli utenti di sviluppare lettere personalizzate, biglietti di auguri e altre comunicazioni con nomi e indirizzi memorizzati in un database. È molto facile rileggere una singola lettera che viene poi utilizzata come modello per molti altri. Inoltre, quando il modello è stato creato, può essere salvato e utilizzato nuovamente in futuro.
In primo luogo, l'utente del computer crea un database di vari nomi di campi dei destinatari desiderati e quindi scrive la lettera che la collega al database. Successivamente, l'utente utilizza una query per trovare una serie di persone che sono destinate a ricevere una copia della lettera. La procedura guidata di stampa unione richiede all'utente di immettere i dettagli appropriati di ciascun destinatario. Il wizard termina il processo prendendo i dati dal database preparato e produce una copia della lettera per ogni persona nel database. L'unico svantaggio è che alle lettere può mancare un certo livello di coinvolgimento personale.
