Sebbene i fax siano stati utilizzati per decenni con successo, presentano alcuni svantaggi, tra cui la mancanza di sicurezza e la possibilità di guasti hardware. Inoltre, i fax possono essere più costosi da utilizzare rispetto ad alcune delle alternative più recenti.
Fin dalla loro pubblicazione, i fax sono stati utilizzati dalle aziende per trasferire documenti cartacei da una posizione all'altra. Tuttavia, l'avvento di scanner, stampanti wireless e trasferimento di file digitali ha ridotto la necessità di macchine fax e ha evidenziato alcuni degli svantaggi associati all'uso di un fax su una moderna soluzione di trasferimento documenti.
Lo svantaggio principale dell'utilizzo di un fax è che si tratta di un modo relativamente poco sicuro di trasferire documenti da una posizione a un'altra, specialmente se confrontato con metodi alternativi di trasferimento di documenti, secondo Chron. Quando si invia un fax, le aziende sono esposte a un rischio più elevato di mettere a rischio le informazioni dei clienti a causa della facilità con cui un hacker può accedere alle informazioni che viaggiano tra due fax.
Oltre ai problemi di sicurezza, gli apparecchi fax sono svantaggiosi perché sono soggetti a guasti hardware come inceppamenti della carta e altri malfunzionamenti critici. Per le aziende che si affidano pesantemente agli apparecchi fax per inviare documenti, il costo di riparazione e manutenzione di un apparecchio fax può superare i vantaggi della possibilità di trasferire documenti cartacei. Infine, gli apparecchi fax sono soggetti a tariffe internazionali a lunga distanza quando inviano fax internazionali su linee telefoniche tradizionali. Non solo questo accumula costi nel tempo, ma limita anche la velocità di trasmissione.
