Uno dei vantaggi di MS Publisher è che mette a disposizione dell'utente gli strumenti del digital artistry professionale e consente a chiunque di progettare e pubblicare materiale pubblicitario di alta qualità, come volantini e piccoli poster. Un altro vantaggio è che MS Publisher consente a un utente di convertire e condividere le creazioni originali in vari formati di file, come PDF o XPS.
MS Publisher è essenzialmente un programma di impaginazione che formatta testo e grafica. L'interfaccia corrisponde a un ambiente Windows Office. Di conseguenza, le sue funzioni e caratteristiche di base sono molto simili ad altri programmi MS con funzionalità di formattazione, come Word. Esistono altre funzionalità di formattazione più specifiche, come la linea di base, i margini e le guide alla griglia.
MS Publisher regola anche le dimensioni delle pagine, le posizioni e le dimensioni degli oggetti, raggruppa gli elementi per bloccarli collettivamente, avvolge automaticamente il testo e contiene i livelli in primo piano e sullo sfondo per una maggiore prospettiva e profondità.
MS Publisher incorpora loghi, diagrammi e clip art in documenti e consente la regolazione del colore all'interno e all'esterno delle immagini importate. MS Publish ha anche un modello di colore CMYK in programma. Simile a Word, MS Publisher offre una vasta gamma di caratteri e la possibilità di regolare ogni dimensione del carattere.
Con il "Salva come PDF" o il componente aggiuntivo XPS di Microsoft, che è disponibile per il download gratuito su Support.Office.com, MS Publisher salva efficacemente i file come PDF o XPS per la condivisione. Il componente aggiuntivo consente persino a MS Publisher di salvare CMYK di ogni file nei formati CMYK e Pantone come PDF, quindi le specifiche dei colori non vengono perse nella traduzione.
