Uno dei principali vantaggi della comunicazione stampata è che fornisce una registrazione permanente dei messaggi inviati per riferimento futuro. Questa forma di comunicazione consente al destinatario di trascorrere molto tempo per rivedere il messaggio e fornire un feedback adeguato. La comunicazione scritta è più specifica e chiara.
La comunicazione stampata aiuta a definire i principi, le regole e le politiche appropriati che governano la gestione di un'azienda. È utile quando si tratta di delegare le responsabilità. A differenza del passaparola, la comunicazione stampata consente alla persona che si assume le responsabilità di fare riferimento al documento. Allo stesso tempo, funge da prova e da un documento contabile. La comunicazione stampata è considerata più formale e aiuta a migliorare l'immagine dell'azienda. Analogamente, in caso di procedimento giudiziario, la comunicazione stampata viene fornita come documentazione valida. La comunicazione stampata migliora il follow-up. Ad esempio un promemoria pubblicato sulla bacheca di una società funge da promemoria di un evento o riunione.
La comunicazione stampata include qualsiasi forma di interazione che si basa sulla parola scritta. È una delle principali modalità di comunicazione accanto alla comunicazione orale o parlata. La comunicazione stampata è spesso popolare nell'ambiente aziendale. Esempi di questo tipo di comunicazione includono note, bollettini, relazioni, manuali dei dipendenti e descrizioni dei lavori. Altri documenti stampati includono lettere, proposte e contratti. Le forme alternative di comunicazione includono posta elettronica e siti Internet.
