Generalmente è inappropriato inviare una carta di simpatia quando l'intento o il risultato dell'invio della carta è diverso da una sincera espressione di conforto e sostegno. È anche inappropriato se l'intenzione del mittente è di gongolare , offendere o causare dolore o se la carta contiene materiale inappropriato.
In alcuni casi, potrebbe non essere appropriato inviare una carta prestampata quando la natura della relazione delle parti richiede una nota scritta a mano. Le persone spesso mettono in dubbio l'opportunità di inviare carte in ritardo, settimane o mesi dopo una perdita, temendo che la carta possa servire come promemoria doloroso. L'esatto contrario è vero, secondo gli esperti di etichetta. L'espressione di sostegno è benvenuta, specialmente quando il lutto continua a soffrire di una perdita e sente che altri si sono trasferiti o si sono dimenticati.
