Un sistema di gestione del database viene utilizzato per consentire a dipendenti e proprietari di accedere a un'ampia varietà di informazioni da una posizione specifica come un computer. Consente l'accesso a informazioni specifiche in base alle credenziali dell'utente.
Un sistema di gestione di database è importante nei settori che richiedono l'archiviazione e l'accesso a una grande quantità di informazioni da parte di una varietà di utenti. Gli utenti possono accedere a tutte le informazioni da quasi tutte le posizioni senza dover andare fisicamente dove sono archiviati i dati. Il sistema di gestione del database consente a una grande quantità di utenti di accedere ai dati e lo rende ideale per l'accessibilità. È inoltre in grado di proteggere l'integrità dei dati archiviandoli e organizzandoli in modi specifici utilizzando codici predeterminati dall'amministratore del programma. Potrebbe essere in grado di bloccare le modifiche ai dati in base alla natura dell'azienda e alla persona che accede ai dati. Affinché gli utenti possano visualizzare, modificare o replicare determinate parti dei sistemi di database, devono disporre delle credenziali appropriate determinate dall'amministratore del programma. Gli amministratori possono avere il controllo completo su chi è in grado di vedere quali informazioni sul sistema di gestione del database.
Un DBMS controlla lo schema del database, che è direttamente responsabile della definizione della struttura logica, del motore del database, che facilita l'accesso e la modifica dei dati e dei dati stessi. I tre componenti principali garantiscono l'integrità, la sicurezza e la concorrenza dei dati. Esempi di DBMS includono: sistemi bancari, sistemi di inventario e sistemi di librerie automatizzate.
