Una query recupera i dati da un database di Access. Anche se le query per Microsoft Access sono scritte in Structured Query Language, non è necessario conoscere SQL per creare una query di Access. La schermata Query per esempio consente agli utenti di eseguire query selezionando tabelle e campi da un elenco.
Una query di accesso comune è la query di selezione. Una query di selezione preleva i dati da una o più tabelle nel database e visualizza il risultato per l'utente. I record nel database non vengono modificati con una query di selezione ma vengono solo visualizzati. Ad esempio, una query di selezione viene utilizzata per estrarre record da un database per i clienti che vivono in un codice postale specifico. Questi dati vengono quindi visualizzati sullo schermo o in un report. Altre query di accesso comuni sono query di aggiornamento, che modificano le informazioni nei record esistenti; Aggiungi query, che combinano dati da più tabelle o query; Elimina query, che eliminano i record; e Crea query di tabella, che creano tabelle aggiuntive in un database.
Una volta creata una query in Access, questa viene visualizzata o eseguita. Una query viene visualizzata nella visualizzazione Foglio dati. La visualizzazione Foglio dati consente agli utenti di visualizzare i risultati della query prima di apportare eventuali modifiche. Una volta eseguita una query, i dati potrebbero essere cancellati o modificati. In Access, appare una finestra di messaggio quando i dati stanno per essere modificati o cancellati. Ciò consente all'utente di terminare la query, se necessario.
