Secondo Winning Government Business, la procedura di gara include gli inviti collocati da istituzioni che richiedono determinati beni o servizi e le risposte dei fornitori alle offerte commerciali. Le istituzioni fanno inviti per le offerte pubblicitarie e i requisiti minimi per vincere la gara. Il processo è competitivo e aperto a molti fornitori.
Il sito web ufficiale del governo britannico spiega che una volta che l'istituzione richiedente riceve le offerte, viene preparato un elenco ristretto di potenziali fornitori. Le interviste con i fornitori selezionati sono condotte per valutare la loro capacità finanziaria, la reputazione del mercato e il rating del credito. Il comitato di gara dell'ente seleziona un fornitore che offre loro il miglior rapporto qualità-prezzo per firmare un contratto di fornitura. Sia nel Regno Unito che negli Stati Uniti, i richiedenti che non riescono a ottenere un'offerta da un'istituzione pubblica possono ottenere un riscontro sul motivo per cui l'applicazione o l'offerta sono fallite.
Secondo Lawyers.com, prima di firmare un contratto un fornitore deve comprendere i termini e le condizioni per evitare futuri risvolti legali. Il contratto delinea gli obblighi reciproci tra fornitore e istituto, come il periodo di consegna, la qualità e le condizioni di pagamento. Una volta che un fornitore è d'accordo con i termini del contratto e lo firma, il responsabile degli acquisti dell'ente, scrive al fornitore una lettera di accettazione ed emette un ordine di acquisto. I termini di pagamento sono stabiliti secondo i termini del contratto. Se il fornitore ritarda nella consegna di beni e servizi, o se la qualità è inferiore alla norma, un'istituzione può recedere dal contratto.
