Un sistema di elaborazione file aiuta le persone a tenere traccia dei file mentre si spostano tra i vari reparti di un'azienda. Lo scopo di questo tipo di sistema è di mantenere le cose organizzate, generalmente in ordine alfabetico, numerico o ordine cronologico. Le aziende che dispongono di efficaci sistemi di elaborazione dei file hanno modi per trovare questi file in modo ordinato, piuttosto che avere membri dello staff che cercano documenti per trovare quello che stanno cercando.
Se un'azienda utilizza file cartacei, cloud storage o una combinazione, mantenere un sistema coerente in atto è vitale per la gestione efficiente delle richieste di informazioni. Molte aziende sono passate a un ambiente "senza carta" in cui i file finiscono nei dischi rigidi, nel cloud storage o in altri luoghi. Proprio come con un classificatore tradizionale, tuttavia, è altrettanto importante tenere traccia di tutti i file in un'unità condivisa o personale. La maggior parte delle applicazioni di archiviazione semplifica la configurazione e il nome delle cartelle di file in modo che i responsabili della memorizzazione dei dati possano inserire il file corretto nella cartella corretta. Anche senza il suono dei cassetti che si aprono e la sensazione di metallo freddo degli schedari, è ancora possibile mantenere i file correttamente organizzati.
