Il processo di comunicazione ha quattro passaggi, che sono codifica, mezzo di trasmissione, decodifica e feedback. Seguire i passaggi del processo aiuta a stabilire una comunicazione efficace e assicura che nessun messaggio venga perso o frainteso.
Il primo passo del processo di comunicazione, la codifica, è forse il più cruciale dal momento che le assunzioni seguiranno. Il mittente deve consegnare un messaggio che sia conciso e chiaro. Anche questioni come il tono della voce e il linguaggio del corpo devono essere considerati, poiché questi fattori giocano un ruolo chiave nel modo in cui un messaggio viene interpretato.
Questo porta al secondo passaggio, mezzo di trasmissione. È responsabilità del mittente decidere come e quando consegnare il messaggio per aumentare le possibilità di essere compreso. La forma che assume un messaggio può essere fondamentale per il prossimo passo, decodifica.
Una volta che il messaggio è stato completamente consegnato, termina il ruolo del mittente. Spetta quindi al destinatario decodificare il messaggio nel modo previsto. Una volta che il destinatario ha capito chiaramente il messaggio, il feedback termina il processo di comunicazione.
Il feedback viene fornito dal ricevente al mittente attraverso il modulo di conferma o risposta breve. Questo passaggio finale è importante perché il mittente comprende quindi l'efficacia del messaggio.
