I passaggi chiave del ciclo di comunicazione sono messaggistica, targeting, distribuzione, monitoraggio, misurazione e valutazione. Il ciclo di comunicazione viene spesso utilizzato nelle relazioni pubbliche, nelle operazioni aziendali standard e nei circoli sociali personali per garantire chiarezza durante il trasporto di un messaggio.
Il primo passo nel ciclo di comunicazione è la messaggistica, che comporta la determinazione di cosa dire, la costruzione del tono del messaggio e la valutazione del metodo di consegna. Il targeting comporta l'identificazione del pubblico appropriato e la personalizzazione del messaggio per attrarre la persona o il gruppo di persone specifici. La distribuzione è spesso un fattore chiave per il personale delle pubbliche relazioni. Devono decidere se consegnare il messaggio verbalmente o non verbalmente, tramite posta diretta, comunicazione elettronica, tramite siti Web multimediali o social media. Durante il monitoraggio e la misurazione del ciclo di comunicazione, i professionisti monitorano l'interpretazione del messaggio o il tono di vendita ricercando risposte e reazioni, esaminando il pubblico di destinazione e analizzando gli effetti del messaggio sull'opinione pubblica o sulle vendite di un particolare prodotto. La valutazione è la fase finale, ma in corso, del ciclo di comunicazione. Una volta che il messaggio è stato costruito, mirato al pubblico, distribuito e monitorato, i comunicatori ne valutano l'efficacia al fine di pianificare messaggi o materiali futuri. L'elemento chiave del passaggio finale è determinare cosa è stato appreso dal ciclo di comunicazione con un particolare messaggio e perfezionare il processo per i messaggi futuri.
