Le stampanti non sono in linea a causa di sbalzi di tensione e abbassamenti, file danneggiati nella coda di stampa, inceppamenti della carta, una cartuccia di toner o un vassoio di carta vuoti, componenti difettosi nella stampante stessa e interferenze da parte di utenti remoti. Solo alcuni di questi generano messaggi di errore univoci.
A volte cancellare un messaggio "stampante offline" è semplice come spegnere la stampante e riavviarla o scaricare tutti i lavori nella coda di stampa per cancellarla. Affinché una stampante possa generare un messaggio di errore "offline", a seconda del produttore, è necessario che si siano verificati errori specifici. Gli utenti dovrebbero consultare il manuale del proprietario per le singole stampanti.
Altre condizioni che causano la fuoriuscita di una stampante possono generare messaggi di errore specifici, che possono essere classificati in un manuale utente. Ad esempio, quando viene spinto offline a causa di inceppamenti della carta e cartucce di toner vuote, la maggior parte delle stampanti segnala tale messaggio. La rimozione della carta inceppata o la sostituzione della cartuccia del toner rimettono la stampante in linea. I vassoi carta vuoti generano anche messaggi di errore specifici.
Un lavoro di stampa con un file corrotto o un file con un grafico danneggiato può causare la fuoriuscita della stampante. Questo potrebbe generare un messaggio di errore, ma ciò nonostante ferma la stampante. L'utente può cancellare la coda di stampa e provare a stampare il file una pagina alla volta per trovare l'elemento che causa l'errore.
Se un componente della stampante si guasta, come il fusore in una stampante laser, potrebbe non generare un messaggio specifico, ma la stampante si fermerà. Allo stesso modo, quando altri segnali wireless bloccano una stampante wireless, interromperà la stampa fino a quando l'interferenza non verrà cancellata e poiché molte stampanti in rete dispongono di strumenti software per l'amministrazione remota, un operatore remoto può portare una stampante offline anche se non c'è niente di sbagliato.
