Alcune qualità di un buon comunicatore includono dare un messaggio chiaro, comprendere il destinatario del messaggio, mostrare empatia per il destinatario e ascoltare efficacemente. I comunicatori efficaci riconoscono l'intersezione di queste qualità e fanno uso di tutti per garantire che la loro comunicazione sia produttiva.
I buoni comunicatori si assicurano sempre che il loro messaggio sia conciso e possa essere facilmente compreso. Semplificano i loro pensieri e considerano quale sia lo scopo principale del loro messaggio. Piuttosto che vagabondare o tentare di usare un linguaggio appariscente, comunicano il loro messaggio nei termini più chiari possibili, rendendo meno probabile un fraintendimento.
I comunicatori efficaci tentano anche di considerare i loro destinatari e adattare le loro comunicazioni in modo appropriato. Comprendono che i diversi stili di comunicazione sono più efficaci in determinati contesti o situazioni. Affrontare un gruppo è diverso dall'indirizzare un individuo, ad esempio, mentre rivolgersi a un supervisore è diverso dall'indirizzarsi a un collega.
I buoni comunicatori cercano di entrare in empatia con i destinatari dei loro messaggi. Cercano di capire quali emozioni o preoccupazioni potrebbero essere in gioco all'interno del destinatario e come ciò potrebbe influenzare la loro comprensione del messaggio. Guardare la situazione da un'altra prospettiva aiuta i buoni comunicatori a riconoscere tutti i lati di un problema.
Infine, i comunicatori efficaci praticano anche un ascolto efficace. Prestano particolare attenzione ai messaggi che ricevono e sono sicuri di riconoscere che comprendono questi messaggi.
