I fogli di lavoro consentono agli uomini d'affari di combinare la segnalazione dei dati con calcoli elettronici incorporati. Pertanto, i numeri possono essere conteggiati e visualizzati per l'utilizzo contabile senza la necessità di calcolare manualmente i totali. I titolari delle aziende possono visualizzare i calcoli direttamente senza affidarsi ai contabili o ai contabili della società. Le informazioni informatiche con i fogli di calcolo risparmiano anche la carta, che è sia economica che rispettosa dell'ambiente.
I fogli di calcolo per computer, che replicano le funzionalità dei fogli di calcolo cartacei, sono stati inizialmente sviluppati per essere utilizzati da Microsoft. Una volta offerti solo su Apple Mac, i fogli di calcolo sono progettati oggi in modo che i dati contabili possano essere facilmente letti e condivisi su PC e Mac.
I fogli di calcolo consentono agli utenti di rivedere le varie fasi di un calcolo e creare note esplicative per le somme. I modelli di fogli di calcolo che contengono la formulazione per i dati utilizzati regolarmente aumentano la produttività dell'ufficio e riducono i costi eliminando la necessità di personale tecnicamente istruito. La capacità di un programma elettronico di fogli elettronici di scambiare dati numerici con altre applicazioni informatiche migliora le comunicazioni aziendali. L'integrazione con sistemi basati su dati riduce le ridondanze numeriche e l'accumulo di informazioni. I fogli di calcolo dispongono anche di funzionalità di evidenziazione e modifica del colore per la discussione e la visualizzazione. Queste funzionalità sono utili quando si presentano previsioni commerciali o si analizzano i risultati.
