I fogli di calcolo consentono di risparmiare tempo e offrono flessibilità nella presentazione e precisione dei calcoli rispetto all'uso di calcolatrici o carta e penna. Un foglio di calcolo consente calcoli istantanei con le formule ed è facile da usare, alterare , memorizza e stampa i dati.
La disposizione dei dati in colonne e righe crea intersezioni chiamate celle. I dati vengono inseriti nel foglio di calcolo sotto forma di numeri, stringhe o formule. Ciò consente il calcolo istantaneo e anche il ricalcolo dei dati man mano che i numeri vengono immessi o modificati.
La capacità di introdurre formule matematiche consente anche la previsione. I numeri possono essere modificati per calcolare quali sarebbero i risultati in diverse circostanze, che è una funzione comunemente utilizzata dalle aziende per prevedere potenziali sviluppi. Può anche essere usato con altri tipi di dati, compresi quelli scientifici e statistici, per verificare un'ipotesi.
I dati possono essere disposti in vari modi a seconda delle esigenze dell'utente e, in alcuni casi, possono essere copiati e incollati direttamente in un foglio di calcolo da altre fonti. I programmi di fogli di calcolo consentono all'utente di modificare facilmente l'aspetto del foglio di calcolo, tra cui larghezza della colonna, altezza della riga, colore del carattere e colore del foglio di calcolo stesso.
L'utente può scegliere di lavorare con o stampare un intero foglio di calcolo o specificare un'area specifica, chiamata "intervallo".
