Alcuni vantaggi di un approccio al database includono informazioni coerenti, flessibilità, facile gestione della sicurezza e della privacy dei dati e un ridotto tempo di sviluppo delle applicazioni. In poche parole, un database è definito come una raccolta di informazioni correlate. Le aziende utilizzano un sistema di gestione dei database, o DBMS, per assistere nell'organizzazione dei dati.
La maggior parte delle aziende utilizza un sistema di database relazionale. Questo tipo di sistema consente di accedere a informazioni diverse allo stesso tempo. Tutte queste informazioni possono essere condivise tra i diversi file. Un paio di esempi di software per database relazionali sono Oracle e Paradox.
Nel database relazionale, tutte le diverse informazioni sono memorizzate in tabelle organizzate in righe e colonne. Le righe rappresentano un singolo record e le colonne sono un campo specifico all'interno del record. Ad esempio, le righe possono essere designate come "Cognome", "Nome" e "Numero di telefono" per un database comprendente informazioni di contatto dei dipendenti.
I moduli online vengono spesso utilizzati per inserire rapidamente le informazioni in un database. I diversi spazi vuoti completati da una persona nel modulo puntano ai singoli campi nel database. Quindi le aziende possono facilmente eseguire report manipolando le informazioni. Ad esempio, un datore di lavoro può eseguire un rapporto che elenca i nomi dei dipendenti, i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail come strumento di riferimento rapido.
