La burocrazia cerca di organizzare uffici e dipartimenti in modo organizzato per motivi di efficienza. I sostenitori ritengono che la burocrazia migliori lo sviluppo della civiltà moderna, ed è una funzione necessaria all'interno dei governi.
La burocrazia si basa su una struttura gerarchica in cui alle persone vengono affidati determinati compiti. Ad esempio, dipendenti e dipartimenti ricadono sotto responsabilità amministrative che designano le funzioni di conseguenza, che mantiene la coesione all'interno di un'organizzazione. Le norme burocratiche disciplinano anche le pensioni e gli stipendi dei dipendenti. La burocrazia è particolarmente importante nelle grandi organizzazioni per garantire la coerenza.
La burocrazia instilla la disciplina e mantiene l'autorità in modo collettivo. La burocrazia svolge anche un ruolo fondamentale nel settore della regolamentazione. I regolatori impediscono azioni negative che possono portare a conseguenze drastiche.
La burocrazia è stata un elemento importante nella storia. Ad esempio, Confucio istituì dei principi burocratici per promuovere l'armonia in settori come la religione e la politica. I potenziali richiedenti nell'antica Cina sono stati sottoposti a test per assicurarsi che fossero qualificati per determinati impieghi governativi.
La burocrazia ha lo scopo di prevenire il favoritismo e premiare le persone in base al merito. Nel mondo moderno, i manager usano la burocrazia per promuovere i dipendenti e formare nuovi lavoratori per ottenere buoni risultati sul posto di lavoro. La burocrazia è anche più efficiente in una società globalizzata dove la diffusione di informazioni in formato digitale è necessaria per ridurre i documenti. La burocrazia mantiene anche le relazioni in un'epoca di globalizzazione.
