I minuti possono essere scritti in due modi: minuti o rapporti basati sull'agenda e verbali o sommari delle riunioni informali. I formati dei minuti di registrazione variano in base alla natura dell'organizzazione o del gruppo e per regione. Minuti di riunioni del personale, workshop, seminari e riunioni interdipartimentali possono tutti seguire vari stili di documento.
I verbali servono come utile promemoria per i partecipanti dopo la conclusione della riunione e assicurano inoltre che i colleghi assenti possano apprendere ciò che è stato discusso e quali decisioni siano state prese. I verbali o i rapporti basati sull'agenda sono il tipo tradizionale di record. Questi sono i verbali presi durante una riunione programmata per la quale è nota l'agenda. L'ordine del giorno può essere distribuito prima della riunione o annunciato dal presidente all'inizio della riunione. Seguono il quadro stabilito dall'agenda. Nella maggior parte delle organizzazioni, i verbali basati sull'agenda costituiscono i principali registri degli incontri di governance formale. Sono documenti molto sofisticati, complessi e formali e sono normalmente scritti da professionisti o scrittori professionisti.
I verbali delle riunioni informali sono per lo più presi in riunioni di dipartimento e di gruppo. Sono riassunti delle decisioni prese, azioni di follow-up necessarie, persone responsabili dei singoli progetti e pietre miliari e scadenze di tali progetti. I riepiloghi possono anche essere utilizzati per tracciare la cronologia di un progetto. Generalmente, questi tipi di minuti vengono distribuiti a tutti i partecipanti e in alcuni casi ad altre parti interessate che non erano presenti alla riunione.
